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医院总务物资管理系统解决方案,一站式总务物资管理神器!

  总务物资管理系统专用于医院总务物资管理,具有二级库管理功能,实现了医院总务物资计划、采购、验收、入库、库存、出库、盘点等全业务流程管理,杜绝了医院总务物资跑、冒、滴、漏等现象,为医院节省了运营成本。

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  一、【系统结构】

  1、系统共分为总务科管理端、二级库管理端、科室端申领工作站、供应商供采通云平台四部分,四端业务实现互联互通;

  2、总务物资系统支持线上、线下两种供货模式(固定资产为线下模式);线下所有基础字典录入由医院完成。线上则由供应商完成(支持证件扫描件的管理);

  二、【各管理端主要流程】

  总务科管理端流程

  1、计划与入库流程:

  a)总务拟定采购计划→一键发送采购计划→供应商接受计划通知(微信通知、平台查看订单)→供应商平台送货(打印带二维码的随货同行)→总务一键式扫码验收(供应商带平台打印的随货同行)、入库(可直接即入即出),支持医院手工临时入库;

  i.总务科随时查看供应商是否已经确认订单,是否能及时供货

  ii.总务科库存自动补货,按医院管理部门的要求设置每个产品的上限、下限,如果当前库存低于设置的下限可使用自动补货功能进行补货,无需医院再手工拟定计划

  2、出库流程:

  a)科室领用申请(按管理部门设置好的申领周期)→护士长审核→总务库房审批科室领用申请→生成出库配送单→总务批量打印配送单→给科室配送。科室退回的产品由总务科手工退库

  i.支持手工出库、退库

  ii.总务科可设置指定产品为0库存时,科室可报申领计划

  iii.总务科可汇总统计全院所有科室申领计划(每个产品的申领数量、库存数量、差值),便于管理部门做采购计划

  iv.总务库房可以对库存产品做报废登记(体现在报表中)

  3、二级库管理:

  a)总务科设置二级库科室

  i.总务科一级库的出库自动转为二级库科室的入库

  ii.总务科一级库实时查看科室二级库库存情况

  iii.总务科一级库实时查看科室二级库是否入库情况

  iv.总务科一级库实时查看科室二级库出库情况

  4、库存管理:

  a)总务科一级库库存总账

  i.总务科一级库库存实时查看

  ii.总务科一级库库存月底结账、盘点。可随时查询任意月份当时的库存情况

  b)总务科二级库库存总账

  i.总务科二级库库存实时查看

  ii.总务科二级库库存月底结账、盘点。可随时查询任意月份当时的库存情况

  c)总务科物资台账

  i.总务科查看所有产品的上期结余(数量、金额)、本期入库(数量、金额)、本期出库(数量、金额)、本期结余(数量、金额)

  5、财务应付账款管理:总务对各供应商的应付账款做管理

  a)期初登记各供应商的欠款

  b)核算供应商每月入库金额,自动累加到各公司的欠款余额中

  c)供应商还款登记,总务做供应商还款登记,还款金额自动抵消供应商的欠款

  d)总务随时查询每个供应商的指定财务三栏账

  6、财务报表管理

  a)支持按医院财务要求的各供应商的采购入库报表

  b)全院各科室的消耗汇总报表(一级库出库(除去给二级库的出库)+二级库的出库)

  c)库房物品收支明细(按分类统计:上期结余、本期入库、本期出库、本期结余)

  7、其它管理

  a)通知通告的下发,无需再电话通知科室,科室登录系统自动弹窗提醒

  二级库管理端流程

  1、基础数据建立(设置二级库登录操作员、权限、设置验收人和收货人、科室领料人)

  2、二级库入库,随时查看二级库入库记录信息

  3、二级库计划拟定,自动传至一级库管理端,管理端审批二级库的采购计划,发送订单给供应商

  4、二级库出库:科室二级库手工出库(真正科室消耗支出)

  a)随时了解本科室消耗情况

  5、二级库库存管理

  a)二级库库存实时查看

  科室端申领工作站流程

  1、查看总务管理端下发的通知通告

  2、科室实时查看总务科开放的申领日期

  3、科室填报配货申请,护士长审核后,由总务管理端审核配送

  4、科室实时查看配货申请是否已经配送,查看配送进度

  5、科室随时查看任意时间段本科室所有消耗支出情况

  供应商供采通云平台流程

  1、供应商填报供应商、生产厂家、产品字典信息

  2、支持供应商上传供应商、生产厂家、产品的资质扫描件

  3、供应商通过平台查看医院下发的采购订单、并确认订单是否能准时送货、平台打印二维码随货同行,到医院送货

  4、支持供应商在供采通修改字典,并上传到医院即可

  三、【主要功能】

  总务科管理端

  l导入供采通物资信息(线下模式):把供应商提供的产品字典,导入本系统。

  l随货同行单入库:医院扫描供应商提供的带二维码的随货同行,一键式完成入库

  l随货同行单返厂:医院扫描供应商提供的带二维码的随货同行,一键式完成返厂

  l拟定计划单:做计划(可以有设备处科做,也可以由各科室做,在由设备处科审核)。

  l按计划订货:按计划单订货(可以与计划数量一致,也可以不一致)。

  l物资入库:入库管理,并打印入库单(注意:此入库极其简捷,只需要您入录数量即可)。

  l退回供应商:即返厂。

  l查询计划单:查询医院已入库,已订货,已计划的产品。

  l订单确认状态查询

  l库存自动补货

  l物资入库、返厂、出库、退库

  l 0库存申领汇总查询

  l物资配送打印

  l多条件汇总查询:出库明细查询、出库综合查询、入库查询、返厂查询、退库查询、物资报废查询

  l入库综合查询:这里查询任意时间段内入库信息,是多条件组合查询。对查询记录可以重新打票。

  l入库明细查询:对入库物资多条件组合查询,可以查询明细。

  l供应商审核:医院审核供应商资质信息(支持供应商资质扫描件、厂家资质证件扫描件、字典资质扫描件)。

  l产品字典审核

  l查询制造商审核:医院可以查询已经审核和未审核的制造商审核信息。

  l物资库存初始化(输入方式):新系统使用前,将旧系统库存数据一一输入新系统,若数据量大,不建议使用采用此方法初始化新系统物资库存,只有物资库存极少的情况下使用。

  l物资库存初始化(导入方式):新系统使用前,将旧系统物资库存数据(Excel表格方式)导入到新系统中,新系统即可使用。

  l物资分类设置:医院根据自行管理需要将物资分类,如:低值易耗品、办公用品、被服衣物等。

  l地区代码:按省市区划分全国各地地区代码。

  l计量单位设置:完成计量单位的设置工作

  l医疗机构设置:设置医院信息。

  l经手人设置:设置器械处经手人信息。

  l科室设置:设置医院各科室信息,可灵活设置科室是否属于二级库。

  l科室领料人员:设置各科室来库领料人员信息。

  l供应商设置:物资供应商设置

  l厂家代码设置:设置物资厂家信息。

  l物资代码设置:此处完成物资代码字典的设置工作。

  l物资字典效期查询:查询产品注册信息的效期,避免过期产品入库。

  l科室申领日期设置

  l一级库库存总帐查询:按组合条件查询库存记录,按仓库、供应商、物资类型进行汇总,还可以查询余数量为0的库存。

  l一级库库存盘点

  l打印盘库空表:打印出盘库表,可供盘库使用。

  l二级库存总账查询

  l二级库库存盘点

  l物资台账查询

  l物资月盘点表:即每个月对物资实施盘点操作,输入盈亏,盘点完后可以生成报表。

  l物资进出存月报表:显示物资类型,上月结存金额,本月入金额,本月初金额,本月结存金额。

  l供应商未付款月报表:当月未付款供应商报表,包括入库单,入库日期,金额,供应商。

  l科室物资消耗月报表:打印各科室当月消耗金额。

  l物资领用月报表:打印科室当月领用的物资,按照年月,部门名称,物资类型,总计打印。

  l操作员设置:操作人员的设置。

  l操作员权限:给操作员分配管理权限。

  l修改密码:操作人员更改自己的密码。

  l系统日志:记载所有操作记录,便于追查系统数据的历史操作。

  l备份数据:数据备份,可以恢复设备故障前的数据。

  l通知通告下发

  二级库管理端

  l操作员设置、权限、修改密码

  l设置采购验收人和收货人

  l科室领用人设置

  l系统日志

  l产品入库、查询

  l拟定计划、查询计划

  l产品出库、查询

  l产品退库、查询

  l二级库库存查询

  l本科室消耗查询

  l通知通告查看

  科室端申领工作站系统

  l医疗科室端物资电子申领

  l医疗科室端护士长级别审核及上传

  l医疗科室端物资申领汇总、预配汇总、配送汇总

  l医疗科室端物资申领查询、预配、配送查询

  l医疗科室端物资字典查询

  l医疗科室端申请库存查询

  l总务科端对医疗科室实现申请时间节点控制

  l总务科端分区打印配送单并配送

  l总务科端实现库存自动预配

  l实现总务科端自动检测服务器版本完成程序更新

  l总务科主系统入库、出库、库存及各类财务报表统计

  供应商供采通云平台

  l供应商信息维护(支持上传资质图片)

  l生产厂家信息维护(支持上传资质图片)

  l产品信息维护(支持上传资质图片)

  l供货送货管理(订单查看、订单确认、供货送货打印随货同行)

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